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浅谈公证文书立卷归档工作

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龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 浅谈公证文书立卷归档工作 作者:马楠 来源:《卷宗》2016 年第 08 期 摘 要:公证处档案工作的最重要内容之一就是公证文书档案工作。它是档案管理中不可 或缺的一部分。只有认真的做好公证档案的立卷和 归档,严格规定借调和查阅制度,妥善地 保管和利用公证文书,才能让公证档案更好地服务于社会主义事业。本文就公证文书立卷归档 工作中存在的问题以及解决方案进行了一系列的分析。 关键词:公证文书档案;管理工作;问题分析;解决措施 在 1988 年,国家档案局就制订了《公证文书立卷归档办法》和《公证档案管理办法》两 个专门性文件,它们成功的规范了公证档案的收集,整理,立卷和归档。这就表明了公证文书 的立卷归档工作是有法可依的。然而,我们在检查和指导公证文书立卷归档时却发现,由于公 证员和兼职档案员的对档案专业知识的学*并不透彻,导致在公证文书立卷归档工作中就出现 了以下几个方面的问题: 1.1 对文书材料的收集不齐全 根据《公证文书立卷归档办法》规定,公 证机关受理申请后,公证事项的承办人就应开 始收集各种证明材料,记录并整理谈话笔录,调查材料,制作公证文书等,并着手立卷的准备 工作。公证事项办理结束或后,由承办人检查该公证事项的全部文书材料并且进行立卷归档工 作。立卷时要补齐遗漏的证明材料,删除不必要的立卷归档材料。但是在实际工作中,由于公 证人员没有养成良好的归梢*惯,多数公证案卷都是在兼职档案员的再三催促下才立卷归档 的,往往是有便归档, 无便放弃。这样就造成了主要文书材料能够及时归档(如:公证文 书,公证申请表,当事人的谈话 笔录,公证事项报批表等。)而有些证明材料则难以齐全 (如:当事人应提供的有关证明性材料, 公证处审查,调查所取得的证明材料等)这样就形 成了案卷内档案材料不能齐全完整,这和已形成的案卷与规范要求尚有差距。 1.2 公证档案立卷的不规范 由《公证文书立卷归梢办法》得知,公证档 案按年度和一证一卷,一卷一号的原则立 卷, 同一当事人为同一目的而办的数项公证,可 合并为一卷。而实际组卷中,并不是这样 的。现实中存在着同一当事人为不同目的而办的数项公证合为一卷;不同当事人为同一事由而 办的数项公证合为一卷。 1.3 档案分类定位不精准 《公证文书立卷归档办法》显示,公证档案的分类原则是:凡涉及公民个人的人 身关 系,财产关系的公汪事项,包括保管遗嘱和其他文件事项,均列为民事类;凡涉及经济 活动 龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 的公证事项,无论当事人是法人或自然人,均列为经济类;凡当事人或文书使用地有 涉外因 素的公证事项,均列为涉外民事或涉 外经济类;其他则列为国内民事类或国内经济类。然而 在我们的检查中发现,公民个人的人身关系,财产关系,如遗嘱公证,遗产公证等案卷,既被 分为了国内民事类,又被分为了国内经济类的现象。 1.4 档案的期限划分不准 《关于机关档案保管期限的规定》强调, 公证档案的保管期限划分为永久,长期,短期 三种。永久保管的公证档案,一般是变更人身权利,义务关系方面或涉及不动产所有权转 移 方面的,需要长远利用,查考的公证事项。 长期保管的公证档案,一般是涉及不动产事 务方 面或合同履行超过十五年等公证事项的 档案。在较短的时间内查考,利用,作为证据 保存而 无保存价值的,以及合同履行期限在 十五年以下的公证事项的档案,均列为短期 档案保管。 但是我们在检查中发现:同一事由同一承办人员划定出不同的期限;同一事由不同的承办人划 定出两种以上的期限;长期划为 永久或短期划为长期的现象较为常见。 此外,还存在着总登 记簿登记不及时,造成公证发文号编制随意性较大,出现了 重号 漏号等现象。而且,公证发 文 号没有确立固定的编制方法,造成公证文号 年度与年度编制不一致,无延续性。 存在以上 问题主要原因:一是少数公证 人员对两个《办法》学*理解不深,不透,业务 水*尚不能满 足工作需求;主要承办人对公 证文书立卷归档监督,检查的力度不够。二是 公证及档案部门 组织开展公证档案业务知识 学*,培训较少,对公证文书立卷归档工作检 查,指导力度不 够。三是公证及档案部门对公 证档案出现新情况,新问题研究不够,没有根 据公证业务的拓 展和变化,及时调整,修订分 类方案等。 2 公证文书档案工作中存在问题的解决 2.1 抓学*培训 学*,培训是公证人员提升档案业务技能最基本的方法。公证文书制作以及公证档 案的 形成是由具体公证员操作完成的,公证 档案的质量与公证员的档案业务知识密不可 分。因 此,加强对公证人员档案业务知识的学 *,培训就显得十分重要。公证部门因根据本单位工 作特点,尽量多的组织安排档案业务知识培训。而公证人员也要自觉学*档案业务知识,来增 强自己的理论基础。尤其是新上岗的公证人员,应及时安排档案业务培训,就算没有时间,也 要发放公证档案业务规范,讲清重要性,使其自学。只有加强对公证员档案业务知识的学*培 训,才能从根本上保证 公证档案质量。 2.2 抓检查监督 确保每一份 公证档案规范,齐全,完整的有效措施是认真组织案卷质量检查。。《公证 文书立卷归档办法》规定,公证文书的立卷归 档由承办人负责,归档前由公证事项的主要 承 办人负责立卷质量的检查。公证承办人员 从公证事项办理结束起就应检查,整理文件 材料, 补齐遗漏的证明材料,去掉不必归档的 材料。主办公证员必须履行职责,认真监督检 查,确 龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 保案卷质量。部门档案员*时要加强立 卷指导。档案在*唤馐保棵诺蛋冈北匦 对每一 份档案进行认真仔细地检查,对质量不合格的案卷,应该退还重新整理。 2.3 抓整体协作 公证档案应该受到公证和档案部门的高度重视。公证部门要经常 与档案部门相互联系, 取得档案部门的支持;档案部门也要主动为公证部门提供服务,共同做好档案工作。并根据公 证



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